Гала-кешкі іс-шараны қалай жоспарлауға болады: түпкілікті бақылау тізімі

Партияны Жоспарлау

Маған адамдарға өздерінің маңызды оқиғалары мен кештерін жоспарлауға және дайындалуға көмектесу ұнайды.

Тиісті дайындықпен сіздің қаражат жинау іс-шараңыз керемет жетістікке жетуі мүмкін.

Гала-кешкі ас дегеніміз не?

Гала-кешкі ас шарасы әдетте ересектерге арналған кешкі ас, би, аукцион немесе ұтыс ойыны бар жартылай ресми кеш болып табылады. Әдетте гала ұйымы - көбінесе коммерциялық емес ұйым - донорлар мен сайлаушыларды тамақтандыру және көңіл көтеру және олардың ұйымына әлеуметтік ортада ақша жинау мақсатында ұйымдастырады.

Керемет әлемде қаражат жинауды немесе мерекелік кешкі асты жоспарлау оңай болар еді. Жомарт демеушілер сіздің барлық тамақ, ойын-сауық және тұру үшін төлейді, ал сіздің қонақтарыңыз аукциондық заттарға қатысуға және сіздің ісіңізге қайырымдылық жасауға ынталы болады. Өкінішке орай, шынайы әлемде гала-шараны жоспарлау біршама дайындықты қажет етеді. Керемет мерекелік кешкі асты жоспарлау үшін сізге демеушілік пен еріктілерді іздеу, тақырып пен шақыруларды жасау, тамақ пен ойын-сауықты брондау қажет. Бұл қадамдарды тиімді орындау кереметтер жасай алады. Бұл мақалада галаны дұрыс жоспарлау үшін маңызды болып табылатын кейбір маңызды қадамдар мен қажеттіліктер сипатталған.

12-қадамды Гала-жоспарлауды бақылау тізімі

Мақсатыңызды көрсетіңіз
Шығындарды талдау
Билет бағасын белгілеу
Қаржы жинау әдістерін таңдаңыз
Демеушілікке ие болыңыз
Орын таңдаңыз
Сіздің тақырыбыңыз қандай болатынын анықтаңыз
Азық-түлік пен сусын дайындаңыз
Шақыруларыңызды құрастырыңыз
Іс-шаралар мен кітап ойын-сауықтарын жоспарлаңыз
Өз орныңызды безендіріңіз
Еріктілерді іздеңіз

1. Мақсатыңызды көрсетіңіз

Оқиғаңыздың мақсатын білу сізге және сіздің командаңызға сәйкес жоспарлауға көмектеседі. Қаражат жинауға арналған гала-конференцияны жоспарлау құны өте жоғары болуы мүмкін, сондықтан сіздің ісіңізге қолдау жинау және қоғамдастық арасында қызығушылықты ояту маңызды болады.

Жоспарлау процесінің бірінші қадамы ұйымыңыз үшін мақсат қою, қаражат жинаудан кім/не пайда көретінін анықтау және аукциондық өтінімдері мен қайырымдылықтары арқылы қонақтар нені қолдауды күтетінін анықтау болуы керек.

Өткізілетін орын мен ойын-сауыққа тапсырыс бермес бұрын, іс-шараның мақсатын белгілеп, бюджетті жасағыңыз келеді.

Келли Сиккема Unsplash арқылы

2. Шығындарды талдау

Жоспарлау процесі шынымен басталмас бұрын, сіздің ұйымыңыз қол жетімді тұқым ақшасының мөлшерін анықтауы керек. Гала-жоспарлау уақыты оқиғаға байланысты әр түрлі болады, бірақ жалпы төлемдерге тамақ, сусындар, орынды жалға алу, жарнама, A/V жабдығы, аукционға арналған заттар және басқа да шығындар кіреді.

Қанша ақша жұмсайтыныңызды және пайда табу үшін қанша қажет болатынын бақылау нақты бюджетті құрудың негізгі құрамдас бөлігі болып табылады. Өйткені, мерекелік шараның мақсаты ақша жинау, оны жұмсау емес! Айтуынша, фандрейзинг іс-шарасын жоспарлау және өткізу үшін сізге, әрине, қомақты соманы жұмсауға тура келеді. Егер бәрі ойдағыдай болса, сіз өз шығындарыңызды өтейсіз және сіздің мақсатыңыз үшін көптеген жаңа қаражатқа ие боласыз.

3. Билет бағасын белгілеңіз

Қатысқыңыз келетін қонақтардың санын анықтағаннан кейін әр билеттің бағасын белгілеңіз. Рұқсат бағасын анықтау кезінде іс-шараның орны, мәзірі және құны ескерілуі керек. Кәдімгі билеттерден басқа, шара барысында VIP қатысушыларына арнайы жеңілдіктер ұсыну үшін жоғары бағамен қолжетімді VIP рұқсаттарының шектеулі санын ұсыныңыз. Билеттерді сату - сіздің мақсатыңыз үшін қосымша ақша жинаудың тамаша тәсілі.

4. Қаржы жинау әдістерін таңдаңыз

Гала-шараны жоспарлау, ең алдымен, ақша жинауға байланысты, сондықтан қаражат жинаудың әртүрлі әдістерін қарастырыңыз. Ұйымыңыздың қолдаушылары ақша беруге қуанышты болады, бірақ қонақтардың қатысуы үшін басқа шараларды жүзеге асыру да пайдалы. Қосымша қаражат жинаудың кейбір әдістеріне ұтыс ойынын немесе үнсіз аукцион өткізу, ішімдіктерді сату, жарнама мүмкіндіктерін сату және сатуды бөлу кіреді. қолдау көрсететін компаниялармен. Ұйымға ақша жинау немесе мерекелік кешкі асыңызды қолдау үшін мүмкіндігінше көп идеяларды ойластырыңыз.

5. Демеушілікке ие болыңыз

Ұйымыңызда көп ақша қаражаты болмаса, сіздің іс-шараңыз демеушілердің қолдауын қажет етуі мүмкін. Белгілі бір бизнеске жарнама және басқа да жеңілдіктер ұсына отырып, сіз қажетті заттарды қолжетімді бағамен ала аласыз.

Демеушілермен байланысу сізден бар желінің әрбір бөлігін пайдалануды, ұзақ мерзімді іскерлік қарым-қатынастарды құруды және қатысушы ұйымдармен симбиоз орнатуды талап етеді. Жергілікті мейрамханалар сізге іс-шараны өткізуге және қонақтарды тамақ пен сусындармен қамтамасыз етуге арналған арзан немесе тегін орын ұсына алады. Сондай-ақ, ойын-сауыққа жеңілдетілген бағамен өнер көрсететін жергілікті өнерпаздар немесе демеушілеріңіз төлейтін үлкенірек әрекеттер түрінде демеушілік жасауға болады. Егер сіз ұтыс ойыны немесе аукцион сияқты іс-шараларды жоспарлауды жоспарласаңыз, демеушілер де сіздің іс-шараңызға сыйлықтар бере алады.

Сіз таңдаған орын сіз шақыратын қонақтардың санына, тақырыбыңызға және қандай ойын-сауық түрлерін көрсетуді жоспарлап отырғаныңызға байланысты болуы керек.

6. Өткізілетін орынды таңдаңыз

Сіздің орныңыз жоспарлау үдерісінде үлкен рөл атқарады, сондықтан опцияларды мұқият зерттеп, ойын-сауық пен тамақтану провайдерлерін қоса алғанда, максималды келушілерді ыңғайлы түрде қабылдай алатын жақсы орынды таңдау маңызды.

Қоршаған орта стильді болуы керек және адамдардың еркін араласуына мүмкіндік беруі керек. Егер сіздің орныңыз сыйға тартылса, сіздің қажеттіліктеріңізге сай болу үшін біраз жоспарлау қажет болуы мүмкін, сондықтан безендіру алдында кез келген түзетулерді мұқият қарастырыңыз. Сіздің әшекейлеріңіз қонақтардың киіміне және тақырыбыңызға сәйкес болуы керек.

7. Сіздің тақырыбыңыз қандай болатынын анықтаңыз

Мерекелік іс-шараға арналған шығармашылық тақырып қонақтарыңыз үшін ерекше атмосфераны қамтамасыз етеді. Бродвей, ортағасырлық, маскарад, Рождество, теңіз немесе басқа нәрсе болсын, тақырып мәзірді таңдауға, безендіруге, жоспарланған әрекеттерге және киім үлгісіне көмектеседі.

Тақырыптық іс-шараны жоспарлағанда, сіздің әшекейлеріңіз, орталық элементтеріңіз және ойын-сауықтарыңыз дұрыс сәйкес келетініне көз жеткізу маңызды. Кейбір жағдайларда дұрыс презентацияны қамтамасыз ету үшін тақырыптық оқиғалармен таныс ұйыммен байланысу қажет болуы мүмкін.

Қонақтарыңызға әртүрлі тағамдарды ұсынуды ұмытпаңыз, өйткені кейбір қатысушылар вегетариандық, вегетариандық, глютен немесе лактозаға төзбейтін және т.б.

8. Тағам мен сусын дайындаңыз

Қонақтарыңызды орналастыра алатынын білу үшін дүкен аралаңыз және әртүрлі қоғамдық тамақтану қызметтеріне, мейрамханаларға және басқа мекемелерге хабарласыңыз. Касса бар немесе ашық бар болғыңыз келе ме деп ойлаңыз және вегетариандық және глютенсіз опциялары бар мәзір дайындаңыз.

Сіздің мәзіріңіз әртүрлі болуы керек және мерекелік кешкі асқа не ұсынылатыны оқиғаның сипатына, сіз таңдаған тақырыпқа және ұйымыңыздың бюджетіне байланысты болады. Сондай-ақ, меценаттарыңызға ерекше әсер қалдыру үшін сусынды жекелендіруді қарастырғыңыз келуі мүмкін.

9. Шақыруларыңызды құрастырыңыз

Сіздің шақыруыңыз әлеуетті қонақтар көретін бірінші нәрсе болады, сондықтан есте қаларлық шақыруды жасау іс-шараны жоспарлаудағы маңызды қадам болып табылады. Жақсы шақыру жасау үшін нақты ақпарат пен назар аударатын презентация қажет.

Күні, уақыты, орны және формальдылығы сияқты ақпаратты, сондай-ақ оқиғадан кім пайда көретіні, таңдалған тақырып және жоспарланған әрекеттер сияқты маңызды мәліметтерді қосыңыз. The гала шақыруларын жазу өнері шығармашылықпен айналысуға мүмкіндік береді, бірақ сіздің үніңіз оқиғаның формальдылығын көрсететіні де маңызды.

10. Іс-шаралар мен кітап ойын-сауықтарын жоспарлаңыз

Сәтті мерекелік кешкі асты жоспарлау тиісті ойын-сауық пен ақша жинауға арналған іс-шараларды брондау төңірегінде болады. Жергілікті орындарға хабарласыңыз және ықтимал тірі қойылымдар туралы, сондай-ақ лотереяға немесе үнсіз аукционға сыйға тартуға болатын заттар туралы сұраңыз. Тақырыпқа сәйкес келетін ойын-сауық түрлерін табыңыз және қонақтар тартымды және орынды деп табады.

11. Өтетін жеріңізді безендіріңіз

Гала-кешкі асқа дайындықтың соңғы қадамдарының бірі - орынды безендіру. Қалың қосымша түстерді таңдап, таңдалған тақырыпқа сәйкес безендіріңіз. Қонақтарыңыз үшін көрнекі түрде керемет орта жасау және іс-шараңызға мерекелік атмосфера беру үшін бірегей орталық бұйымдарды, өнер туындыларын және реквизиттерді пайдаланыңыз.

Бірегей атмосфераны ұсынудың маңыздылығына байланысты безендіруде көмекке тапсырыс беру қажет болуы мүмкін. Іс-шараны жоспарлаушыларға тақырып пен түс схемасына сәйкес барлық пішіндегі және өлшемдегі орындарды безендіруге көмектесетін әртүрлі компаниялар бар. Көпшілігінде жалпы оқиғалар тақырыптарының кең ауқымы үшін қол жетімді үлгілер мен материалдар бар.

12. Еріктілерді іздеңіз

Барлығы жоспарланғаннан кейін іс-шараны орнатуға және жүргізуге көмектесетін адамдарды табу керек болады. Ұйым ішіндегі және ұйымнан тыс желі мен ресурстарды пайдаланып, қонақтарды қарсы алуға, адамдарды отырғызуға, тамақ беруге және кештің жақсы өтуіне көмектесетін еріктілерді табыңыз.

Іске сәт!

Сәтті мерекелік кешкі ас - ұйымыңызға қолдау көрсетудің ең жақсы тәсілдерінің бірі, бірақ ол сонымен бірге үлкен жоспарлау мен дайындықты қажет етеді. Жалғыз қонақ келгенге дейін барлығын ретке келтіру кештің бірқалыпты өтуіне және ұйымыңызды кәсіби тұрғыдан көрсетуге көмектеседі. Кез келген бизнестің немесе коммерциялық емес ұйымның өсуі үшін қаражат жинау өте маңызды және әрбір қадамды тиімді басқару есте қаларлық кештің кілті болып табылады.

Бұл мазмұн автордың ең жақсы біліміне сәйкес дәл және шынайы және білікті маманның ресми және жеке кеңесін алмастыруға арналмаған.